A gestão de dados é um conjunto de práticas muito importantes para todas as empresas. Nesse conteúdo vamos mostrar o que são os principais desafios desses processos, como evitar os principais problemas e as consequências que os problemas geram.
Como pode ver, nosso conteúdo está recheado de informações para você, e é fundamental que você leia até o final.
Gestão de dados: O que é e quais são os principais desafios?
A gestão de dados são os processos e tecnologias para coletar, armazenar e proteger informações da sua empresa. Por exemplo, no varejo, uma loja de sapatos pode coletar quantos pares de sapatos foram vendidos, quais tipos e em que momento do ano.
Com esses dados, a loja consegue identificar padrões sazonais e ajustar suas estratégias de vendas de maneira mais eficaz. Além disso, essas informações ajudam a planejar ações promocionais e definir quais produtos precisam de mais destaque no marketing.
Quando feito corretamente, a sua empresa consegue tomar decisões estratégicas baseadas em informações confiáveis e atualizadas.
No exemplo da loja, é possível dar mais evidência para esse produto no marketing e talvez cortar produtos com menos vendas, otimizando o estoque e os recursos.
A coleta, o armazenamento e a análise eficazes são fundamentais para garantir que as informações sejam precisas e acessíveis quando necessário. Os principais desafios para as empresas são:
- Dados conflitantes com informações diferentes, como preços distintos do mesmo produto.
- Registros duplicados que dificultam a análise final para tomar decisões estratégicas e aumentam a necessidade do armazenamento.
- Segurança e conformidade, afinal todas as empresas precisam seguir certas regulamentações como a LGPD.
- Dificuldade na extração e análise de dados.
Gestão de dados: Como evitar os principais problemas?
Agora que você entendeu do que se trata a gestão de dados, vamos mostrar como evitar os principais problemas que falamos anteriormente.
Implementação de um banco de dados centralizado
Um banco de dados centralizado permite que todas as informações estejam em um único local, de forma acessível mesmo sobre diferentes setores.
Isso significa que, ao centralizar os dados, a empresa consegue ter uma visão completa e em tempo real de todas as operações.
Em vez de ter informações dispersas em sistemas separados, com um banco de dados centralizado, é possível acessar todos os dados de maneira rápida e organizada.
No caso da loja de sapatos, seria possível usar o mesmo banco de dados para as vendas do site, redes sociais e ponto de venda.
Isso garante que as informações sobre o estoque, os produtos vendidos e os clientes estejam sempre atualizadas e sincronizadas, independentemente de onde a venda ocorra.
Por exemplo, se um cliente compra um sapato no site, o estoque é automaticamente atualizado no ponto de venda e nas redes sociais, evitando a venda de produtos esgotados e facilitando o processo de reposição.
Além disso, com um banco de dados centralizado, a loja pode criar campanhas de marketing mais eficazes, baseadas nas compras feitas em qualquer canal.
Ou seja, se um cliente demonstrou interesse por um tipo específico de sapato nas redes sociais, mas não comprou, o sistema pode sinalizar essa oportunidade para que a equipe de marketing faça uma oferta personalizada no futuro.
Uso de ferramentas de integração
Em alguns casos, é necessário utilizar sistemas diferentes para ter informações distintas de áreas específicas da empresa.
Por exemplo, uma empresa pode usar um sistema de CRM (gestão de relacionamento com o cliente) para gerenciar os dados dos clientes e um software de gestão financeira para controlar as finanças.
No entanto, sem integração entre esses sistemas, as informações podem ficar desconectadas, o que gera retrabalho e possíveis inconsistências nos dados.
Dessa forma, todas essas ferramentas devem se integrar para manter as informações alinhadas e acessíveis de forma centralizada.
Com a integração dos sistemas, a atualização de um dado em uma plataforma se reflete automaticamente nas demais, evitando a duplicação de tarefas e erros.
Isso vale não só para o varejo, mas para todas as empresas que trabalham com um grande volume de informações, como os hospitais e indústrias, por exemplo.
Em um hospital, por exemplo, a integração entre os sistemas de gestão de pacientes, estoque de medicamentos e finanças é essencial para garantir a eficiência operacional e a qualidade no atendimento.
Se um medicamento está prestes a acabar, o sistema pode gerar um alerta automaticamente para a equipe de compras, enquanto o sistema de gestão de pacientes pode ser atualizado com informações sobre a medicação administrada.
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Adoção de políticas de governança de dados
Por fim, sua empresa deve estabelecer processos e regras claras para a gestão de dados, desde a coleta até o armazenamento e o uso dessas informações.
Adotar uma abordagem estruturada na gestão de dados evita problemas como registros imprecisos ou desatualizados e garante que as decisões sejam baseadas em informações confiáveis e bem organizadas.
Para isso, é necessário que sua empresa defina padrões de entrada e validação de dados. Com esses padrões, todos os dados coletados seguem uma estrutura única, o que facilita a análise e evita registros duplicados ou conflitantes.
Por exemplo, quando diferentes setores da empresa registram dados de clientes, um padrão bem definido para o formato de números de telefone ou endereços de e-mail evita registros duplicados com informações ligeiramente diferentes.
Em seguida, é necessário estabelecer níveis de acesso para evitar a manipulação indevida de informações e proteger dados sensíveis.
Isso significa que apenas pessoas autorizadas poderão editar ou acessar dados específicos, garantindo a segurança e a conformidade com as regulamentações de proteção de dados.
Por exemplo, um gerente de vendas pode ter acesso aos dados de desempenho das equipes, mas não aos dados financeiros da empresa, enquanto um responsável pela área de contabilidade terá acesso apenas às informações financeiras.
Além disso, criar processos para auditoria e manutenção de dados é essencial para garantir que a integridade das informações seja mantida ao longo do tempo.
Isso inclui a revisão periódica dos dados armazenados, a atualização de informações desatualizadas e a implementação de procedimentos para corrigir erros.
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Gestão de dados: Quais as consequências de estar com esses problemas?
Quando a gestão de dados não é eficiente, a sua empresa não só enfrenta os desafios para solucionar, mas também possui diversas consequências. As principais são:
- Decisões erradas porque os dados estão incorretos de alguma forma.
- Retrabalho e baixa produtividade pela necessidade de corrigir erros frequentes.
- Problemas de conformidade legal, caso as normas, como a LGPD sejam descumpridas.
- Perdas financeiras com processos ineficientes que geram desperdícios de recursos.
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