Prejuízos fiscais podem parecer inevitáveis, mas com tecnologias e boas práticas, podemos evitar esses problemas. 

Nesse conteúdo mostrar mostrar porque as falhas de cadastro são a principal razão para esses problemas, quais tecnologias podem evitar prejuízos e qual a melhor forma de introduzir essas tecnologias.

Prejuízos fiscais: Por que a principal causa são as falhas no cadastro?

Prejuízos fiscais costumam acontecer por vários motivos, mas uma das principais causas são as falhas no cadastro de produtos. Não seria exagero dizer que é a principal quando estamos falando do varejo.

Mesmo aqueles erros simples como uma descrição incompleta, um NCM incorreto ou até mesmo divergências de preços, podem gerar problemas. Como multas, bloqueios fiscais e autuações.

Além disso, esses pequenos deslizes podem acabar virando uma bola de neve. Por exemplo, imagine que um produto com NCM errado seja vendido repetidamente. A empresa pode passar meses acumulando problemas sem perceber. 

Com isso, quando perceber o problema, o estrago já está feito. Isso acontece bastante em negócios que têm muitos itens no estoque e atualizam os dados manualmente. É muito trabalho para pouco resultado, não é verdade?

Você pode estar se perguntando: “Mas se é só um errinho, por que o impacto é tão grande?” A resposta é simples: o Fisco não vê esses erros como pequenos. Para eles, um dado incorreto já é motivo para penalizar. Em resumo, principais problemas causados por esses erros são:

• Multas fiscais por inconsistência no SPED e outras obrigações acessórias que sua empresa pode ter.
• Retrabalho operacional, gerando custo extra com correções manuais. Tornando toda a equipe menos produtiva.
• Perda de créditos de ICMS, PIS e Cofins por NCM ou CST incorretos.
• Dificuldade em fiscalizações, o que pode aumentar o tempo de resposta e as penalidades como mostramos no nosso exemplo.

Prejuízos fiscais: Como a tecnologia pode evitar esses problemas?

Agora que você entendeu porque as falhas no cadastro é um dos principais motivos para prejuízos fiscais, vamos mostrar como evitar esses problemas que comentamos com tecnologia para seu PDV.

Softwares de validação cadastral

Softwares de validação cadastral são como “filtros” para verificar todos os dados cadastrados da sua empresa. Dessa forma, garantindo que todos estejam corretos antes de serem utilizados para emissão de notas fiscais e relatórios contábeis.

Eles funcionam como uma segunda camada de checagem, revisando campos como NCM, CEST, CFOP, descrição, unidade de medida e outros pontos importantes. 

Ou seja, se houver algum erro, ele é identificado antes de causar problema lá na frente. Por exemplo, se o NCM estiver errado, o sistema aponta a falha na hora. Assim, dá pra corrigir antes de emitir a nota e evitar aquela dor de cabeça com o fisco. Muito interessante, não é verdade?

Além disso, muitos desses softwares já se conectam diretamente com o banco de dados da Receita ou de outros órgãos, o que aumenta muito a confiabilidade das informações. Recomendamos que, se a sua empresa lida com muitos produtos, esse tipo de solução seja considerada urgente. 

Afinal, quanto maior o volume de itens, maior o risco de erro humano. Você já parou pra pensar quanto tempo sua equipe gasta corrigindo problemas que poderiam ser evitados? Automação, nesse caso, é mais do que praticidade, é prevenção dos problemas que falamos anteriormente.

ERP

ERP é um software que permite que todos os PDVs sejam organizados para garantir a coerência das informações ao longo de toda a cadeia operacional.

Os melhores softwares do mercado permitem que o preço do produto, descrição e dados fiscais sejam sincronizados automaticamente sem risco de divergências. 

Isso significa que, se um produto tiver seu preço atualizado no sistema, essa informação já é refletida em todos os pontos de venda quase em tempo real. Muito prático para empresas do varejo, não é verdade? 

Além disso, o ERP ajuda a manter a padronização de dados, o que evita confusões como produtos com nomes diferentes no estoque e no caixa, algo mais comum do que se imagina.

Por exemplo, imagine que uma rede de lojas atualize o preço de um item apenas em uma unidade. Sem um ERP, as demais filiais continuariam vendendo com valores diferentes. 

Resultado? Perda de margem, retrabalho e cliente confuso no atendimento. Com o ERP certo, isso simplesmente não acontece.

Outro ponto forte é que esses sistemas integram a parte fiscal, estoque, vendas e até o financeiro. Ou seja, dá pra ter uma visão completa do negócio e tomar decisões com mais segurança. 

Se você busca eficiência, investir em um bom ERP é um passo estratégico. Afinal, organização é sinônimo de lucro no fim do mês.

Integração entre as ferramentas

Por fim, a última tecnologia que precisamos para evitar os prejuízos fiscais é a integração entre as ferramentas. Todos os softwares e dispositivos precisam estar conectados. Ou seja, se uma informação estiver no ERP, deve também estar no software fiscal e de validação cadastral.

Isso garante que tudo funcione em harmonia, sem contradições nos dados. Por exemplo, se o ERP envia um valor diferente para o sistema fiscal, isso pode gerar autuações ou até o bloqueio da nota. 

Agora, com a integração correta, essas divergências simplesmente não acontecem. É como se todos os sistemas conversassem entre si, garantindo que todos falem a mesma língua.

Além disso, essa comunicação evita retrabalho. Já pensou ter que corrigir o mesmo erro em três lugares diferentes? Com integração, uma única alteração já se propaga para todos os pontos automaticamente.
Isso economiza tempo, reduz falhas e melhora a produtividade da equipe.

Você pode estar se perguntando: “Mas essa integração é difícil de implementar?” A verdade é que hoje muitas soluções já vêm preparadas para isso. Muitas vezes até o software ERP possui todas as funções que sua empresa precisa ou a empresa oferece soluções personalizadas. 

Leia também: Gestão de dados: Como evitar os principais problemas?

Prejuízos fiscais: Qual a forma correta de introduzir essas tecnologias na sua empresa?

Por fim, vamos mostrar como garantir que essas tecnologias tenham os resultados mais efetivos. A melhor forma para isso é seguir a forma correta de introduzir essas tecnologias na sua empresa.

Isso começa com um bom planejamento. Precisamos ter em mente que não adianta sair contratando softwares sem entender a real necessidade do seu negócio. Não é verdade?

Por isso, o ideal é mapear os processos atuais, identificar onde estão os gargalos e, só então, buscar soluções tecnológicas que resolvam esses pontos de forma direta.

Por exemplo, se o maior problema está na divergência de dados fiscais, o foco deve ser em um sistema de validação cadastral eficiente, integrado ao ERP.

Além disso, treinar a equipe é fundamental. Um software poderoso, mas mal utilizado, vira só mais um custo. Ensinar os colaboradores a usar corretamente cada ferramenta garante que elas entreguem o máximo de resultados possíveis. 

Vale até criar manuais internos ou contar com suporte especializado nas primeiras semanas de implantação. Outro ponto importante é acompanhar os indicadores. Ou seja, depois de implementar as tecnologias, monitore os resultados. 

É claro, não esqueça de revisar periodicamente. As tecnologias evoluem, e sua empresa também deve evoluir com elas. Além disso, a legislação pode mudar. Apenas acompanhando, você garante que os sistemas continuem sendo aliados e não apenas mais uma obrigação.

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