Processos manuais são claramente inimigos da eficiência em qualquer loja. Neste conteúdo, vamos explicar quais são esses problemas, citando os principais exemplos práticos, os potenciais problemas que podem ser gerados e, por fim, como solucionar cada um deles.
Como você pode ver desde esta introdução, nosso conteúdo está repleto de informações para você, empreendedor do varejo. Portanto, é fundamental que você leia até o final para não perder nada.
Processos manuais: O que são?
Os colaboradores dependem exclusivamente de sua intervenção para realizar os processos manuais do seu negócio, ou seja, atividades que não são automatizadas.
Neste primeiro tópico, vamos citar algumas das principais atividades realizadas no varejo e explicar por que elas são um problema para a eficiência.
Controle de inventário
Toda loja de varejo precisa de um controle de inventário, não é verdade? Entretanto, algumas empresas ainda utilizam registros em papel ou até mesmo planilhas para realizar esse controle.
Dessa forma, a equipe conta todos os itens um por um, registra a quantidade e atualiza à medida que são vendidos.
O grande problema é que podem ocorrer diversos erros na contagem, comprometendo o planejamento de meses e criando uma falsa sensação de segurança. Entretanto, a verificação excessiva é igualmente problemática para esses negócios.
Afinal, verificar se as informações estão corretas múltiplas vezes pode gerar neurose na equipe e, de qualquer forma, reduzirá a eficiência devido à repetição das mesmas ações, como é o caso da recontagem dos itens.
Processamento de pedidos
Outro exemplo bastante comum que podemos observar em diversas lojas é o registro e o processamento manual de pedidos, como a criação de notas fiscais à mão e a inserção dessas informações em sistemas separados, como planilhas ou softwares não automatizados.
Mais uma vez, o grande problema nesse caso é a possibilidade de erros e a duplicação de tarefas semelhantes. Afinal, em um sistema automatizado, a criação de notas já faria parte do processo.
É verdade que muitas lojas reconhecem essa necessidade e até investem em sistemas de emissão de notas fiscais, mas esses sistemas são muito simples em comparação com as tecnologias atuais.
Por exemplo, grande parte desses softwares mais antigos não possui funcionalidades de gerenciamento de dados de clientes.
Ou seja, informações relevantes sobre os clientes, baseadas nos registros, como históricos de compras, preferências e dados de contato, ficam ausentes.
Essas informações são fundamentais porque, com elas, é possível otimizar o estoque, criar campanhas de marketing mais eficientes e segmentadas para os diferentes tipos de clientes.
Processos manuais: Quais são os potenciais problemas?
No tópico anterior, falamos apenas dois problemas para exemplificar como essas práticas podem ser prejudiciais ao seu negócio. Entretanto, neste tópico, vamos detalhar os potenciais problemas que o seu ponto de venda pode enfrentar.
Erros humanos
Os dois exemplos que citamos anteriormente, e talvez o principal, referem-se aos erros humanos que surgem em práticas 100% manuais. Afinal, somos suscetíveis a equívocos, erros de digitação ou a ações objetivamente incorretas, como mencionamos antes.
O objetivo aqui não é afirmar que nós, humanos, somos inferiores; a grande questão é que depender exclusivamente da intervenção humana é problemático, considerando a possibilidade de erros.
A ideia central é, na verdade, dividir a responsabilidade, permitindo que profissionais competentes possam trabalhar de forma mais tranquila e focada em resolver problemas que uma máquina ou sistema não é capaz de solucionar.
Lentidão ou burocracia excessiva
Grande parte das práticas manuais causa lentidão ou burocracia excessiva, como a necessidade de revisar documentos, realizar aprovações manuais e outros processos que, por si só, geram atrasos.
Enquanto isso, muitos concorrentes podem estar utilizando sistemas automatizados que se atualizam automaticamente e notificam quando algo está fora da conformidade.
Isso não só coloca sua empresa em desvantagem em relação à concorrência, mas também faz com que qualquer atualização manual fique desatualizada em questão de minutos, se comparada aos negócios concorrentes.
Afinal, uma vez que os colaboradores atualizam a informação manualmente, é necessário revisá-la constantemente para manter a conformidade, muitas vezes sem sucesso.
Custo operacional
Manter essas práticas manuais resulta apenas em custos operacionais para sua empresa, seja com horas de trabalho adicionais ou com a necessidade de treinamento contínuo dos colaboradores.
Afinal, a formação constante será necessária para lidar com as camadas extras de ações e processos burocráticos, a fim de manter alguma conformidade.
Além disso, o time poderia usar essas horas adicionais gastas com ações extras para solucionar problemas realmente significativos da empresa.
Falta de controle
Considerando tudo o que falamos anteriormente, fica claro a falta de controle sobre os resultados reais que seu negócio está obtendo.
Afinal, sem dados 100% atualizados, as informações não são totalmente confiáveis, levando a decisões estratégicas mal informadas.
Além disso, essa falta de controle afeta diretamente o inventário da loja, que é basicamente o coração de toda a operação.
O estoque sofrerá impacto, pois, sem dados precisos sobre o que estão vendendo, não conseguem definir o que e quanto comprar, resultando em excesso ou falta de produtos.
Processos manuais: Como solucionar esses problemas?
Para finalizar nosso conteúdo, vamos abordar duas soluções fundamentais para que sua loja nunca mais enfrente os problemas causados por práticas 100% manuais.
Automatize todos os processos
Automatize todos os procedimentos manuais ao máximo. Embora isso possa parecer um conceito amplo, há soluções automáticas que sua empresa pode implementar em diversos setores da loja para reduzir os processos manuais. Os principais são:
- O sistema de gestão de inventário pode automatizar os pedidos, como o CPX Inventário;
- Utilizar sistemas PÓS modernos para gerenciar todos os dados dos clientes e melhorar as campanhas de marketing;
- O estoque pode ser automatizado através dos coletores, como os coletores Compex;
- A experiência do cliente pode ser automatizada com os leitores Compex.
Treine seu time
Depois de automatizarem todos os processos possíveis, o time torna o treinamento bastante efetivo, pois redirecionam os colaboradores para tarefas mais criativas e complexas.
Além disso, os gestores instruem os funcionários sobre como utilizar os dispositivos e sistemas automatizados implementados.
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