Impressão ainda é um ponto crítico para empresas que lidam com alto volume de informações e processos operacionais. 

Muitos negócios enfrentam falhas, retrabalho e até perdas financeiras por não saberem quando imprimir, o que digitalizar e como integrar esses dois mundos. Se esse é o seu caso, este conteúdo foi feito para você.

Vamos abordar os principais desafios da impressão na era digital, estratégias para torná-la mais eficiente e segura. Além disso, vamos dar um passo a passo para implementar fluxos híbridos entre o físico e o digital. Tudo pensado para setores como varejo, logística, saúde, entre outros.

Ao final, você terá clareza sobre como transformar a impressão em uma aliada estratégica, reduzindo custos e otimizando processos. Continue a leitura e descubra como aplicar isso na prática, com apoio de soluções confiáveis e homologadas.

Quais os desafios da impressão na era digital?

Impressão enfrenta obstáculos que vão além do simples ato de gerar páginas em papel. Afinal, esses desafios vão desde a produção até o descarte. 

Em um mundo cada vez mais conectado, empresas dos setores de varejo, atacado, logística, distribuição, hospitais, indústrias e órgãos públicos precisam equilibrar a necessidade de documentos físicos e a agilidade dos processos digitais.

Além disso, questões como segurança, conformidade regulatória e sustentabilidade ampliam os desafios inerentes à gestão de documentos. Os principais desafios são:

• Excesso de papel sem controle: Muitas empresas ainda imprimem tudo, mesmo quando não há necessidade. Um exemplo simples? Aqueles relatórios que ficam empilhados na mesa e ninguém nunca lê ou que vão servir apenas uma vez.
• Falta de integração com sistemas digitais: Já aconteceu de um documento impresso precisar ser digitado manualmente em um sistema? Isso gera retrabalho, erros e perda de tempo. Com processos bem integrados, isso pode ser evitado.
• Armazenamento e acesso lento: Procurar uma nota fiscal arquivada há seis meses pode virar uma missão impossível. Agora imagine isso acontecendo em plena auditoria, é terrível, não é verdade?
• Descarte inadequado: Jogar papéis confidenciais no lixo comum ainda é realidade em muitas empresas. Isso abre brechas para vazamentos e riscos legais.
• Alto custo operacional: Toner, papel, manutenção de impressoras… tudo isso pesa no orçamento. Além disso, quando não há um controle, os custos só aumentam.
• Impacto ambiental: Cada impressão sem propósito é um desperdício de recursos naturais. Pouco a pouco, isso prejudica a imagem da empresa e vai na contramão da responsabilidade ambiental.

Esses problemas, apesar de comuns, têm solução. A boa notícia é que com ajustes simples e tecnologia adequada, é possível manter a impressão como uma aliada  e não como um gargalo. Clique aqui e confira nosso outro conteúdo sobre impressoras térmicas, aqui mostramos por que sua empresa precisa

Como otimizar o uso da impressão para aumentar a eficiência operacional?

Impressão otimizada gera redução de custos, acelera processos e aumenta a confiabilidade das operações. Além disso, contribui diretamente para a organização e a produtividade. A seguir, destacam-se práticas fundamentais para alcançar esse ganho de eficiência e fortalecer a autoridade de sua empresa no mercado:

• Centralize o controle de impressão: Quando cada setor imprime por conta própria, fica difícil identificar excessos ou desperdícios. Por isso, ter um sistema centralizado permite definir quem pode imprimir, o que pode ser impresso e em que quantidade.
• Use relatórios para tomada de decisão: Monitorar o que está sendo impresso, por quem e com que frequência, ajuda a identificar oportunidades de economia. Por exemplo, relatórios repetidos podem ser convertidos em dashboards digitais, otimizando o tempo e reduzindo o volume de papel.
• Eduque a equipe sobre boas práticas: Muitas vezes, a impressão em excesso é resultado de falta de informação. Dessa forma, treinamentos rápidos e materiais visuais podem mudar comportamentos e gerar economia desde o primeiro mês.
• Adote políticas claras de uso: Criar diretrizes simples, como imprimir frente e verso, usar rascunhos para documentos internos ou priorizar o digital, ajuda a padronizar e reduzir os custos sem perder qualidade nos processos. Além disso, essas práticas reforçam o compromisso com a sustentabilidade.
• Faça testes antes da implantação completa: Antes de mudar toda a estrutura de impressão da empresa, implemente um projeto piloto em um setor específico. Assim, é possível validar a estratégia e ajustar detalhes com mais segurança e eficiência.

Essas práticas podem parecer pequenas, entretanto, juntas fazem uma enorme diferença no dia a dia. Ou seja, o resultado é uma operação mais enxuta, segura e profissional, com menos papel, menos retrabalho e muito mais controle.

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Políticas eficazes para o manuseio e descarte seguro de documentos impressos

Para garantir segurança e conformidade, estabeleça políticas claras de armazenamento físico e descarte. Recomendamos que siga o passo a passo abaixo para realizar esse processo:

1. Classifique os documentos impressos por tipo e sensibilidade: Separe o que é confidencial, o que é temporário e o que precisa ser arquivado por obrigação legal. Por exemplo, termos de consentimento de pacientes e notas fiscais precisam ser armazenados por prazos específicos definidos por lei.
2. Defina prazos de retenção claros: Cada tipo de documento deve ter um tempo de guarda. Registros fiscais podem exigir até 5 anos, enquanto documentos internos podem ser eliminados em menos de 12 meses.
3. Implemente controle de acesso aos arquivos: Apenas pessoas autorizadas devem ter permissão para acessar os documentos físicos. Registre quem acessou o quê e quando. Isso aumenta a rastreabilidade e evita o uso indevido de informações sigilosas.
4. Nunca jogue documentos impressos no lixo comum. Use trituradores industriais ou empresas especializadas em descarte seguro. Mantenha registros de descarte com data, tipo de documento e método utilizado. Isso mostra conformidade em auditorias.
5. Revise e atualize sua política periodicamente: As necessidades da empresa mudam, e a legislação também. Por isso, é importante revisar as políticas de tempos em tempos para garantir que estejam atualizadas com as melhores práticas e exigências legais.

Seguindo esse passo a passo, sua empresa não só evita problemas com vazamento de dados ou multas por descumprimento da LGPD, como também transmite mais confiança e profissionalismo aos seus clientes e parceiros.

Passo a passo para implementar um fluxo de trabalho híbrido entre papel e digital

A implantação de um fluxo documental híbrido exige planejamento estratégico e execução estruturada. A seguir, mostramos etapas práticas para integrar impressão e digitalização de forma harmônica:

1. Classifique o que precisa ser físico e o que pode ser digital: Nem todo documento exige impressão. Avalie a finalidade de cada tipo de documento, considerando se requer assinatura física, se possui valor legal ou se precisa circular entre diferentes setores. Essa classificação reduz desperdícios e facilita a automação.
2. Configure o novo fluxo de trabalho: Estabeleça rotinas claras para gerar, imprimir, digitalizar e armazenar documentos. Utilize ferramentas que conectam impressoras, scanners e sistemas de gestão para automatizar essas tarefas.
3. Digitalize o que for possível antes do descarte: Antes de eliminar qualquer documento físico, avalie se consegue digitalizá-lo e armazená-lo com segurança. Assim, você garante a preservação de informações importantes.
4. Treine a equipe e monitore resultados: Um fluxo híbrido só funciona bem com o envolvimento de quem o utiliza. Capacite sua equipe para dominar os novos processos, manusear os equipamentos corretamente e seguir os padrões definidos. Além disso, acompanhe indicadores como volume de impressões, tempo médio de digitalização e adesão aos novos fluxos.

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