Como ser mais produtivo? Criando processos eficientes, e vamos mostrar como fazer isso neste conteúdo de hoje.

Vamos começar explicando como identificar processos ineficientes de forma simples e com toda a ajuda que a tecnologia pode nos oferecer.

Em seguida, vamos mostrar como melhorar a comunicação entre departamentos para garantir que a eficiência se estenda a todos os setores da empresa. Por fim, vamos analisar o longo prazo e como monitorar a eficiência nos próximos anos.

Como ser mais produtivo: Identifique processos ineficientes

Como ser mais produtivo? O primeiro passo é sempre identificar os processos que estão sendo ineficientes. Afinal, é impossível garantir mais produtividade para a sua empresa sem essa identificação clara em todos os setores.

O que é um processo?

Antes de entendermos o que são os processos ineficientes, precisamos compreender o que é um processo. Processo é um conjunto de tarefas organizadas de maneira sequencial.

Por exemplo, na Compex, não só fazemos a pronta-entrega dos produtos que sua empresa deseja, mas também oferecemos uma consultoria para auxiliar nas escolhas, com base na nossa experiência de mais de 25 anos, para que você consiga tudo o que precisa.

Processos ineficientes são aqueles que geram algum tipo de desperdício, seja de tempo, recursos humanos ou financeiros. 

Isso é avaliado através de uma comparação entre a produtividade do período anterior e o desempenho de outras empresas do mesmo setor.

Digamos que sua empresa leva duas horas para realizar as reuniões. Entretanto, no ano anterior, as reuniões levavam no máximo uma hora, o que indica uma queda considerável na produtividade.

Quais as principais ferramentas?

Para detectar e corrigir processos ineficientes, é fundamental contar com ferramentas que facilitam esse processo de comparação. Existem três ferramentas muito interessantes para esse fim.

O sistema de gestão empresarial (ERP), por exemplo, ajuda a integrar informações de diferentes setores da sua empresa no mesmo fluxo de dados. Dessa forma, é possível cruzar informações para garantir maior eficiência.

Coletores de dados e leitores rastreiam inventário, vendas e atendimento. Além disso, é possível utilizar esses dois dispositivos juntamente com o sistema ERP para obter mais informações e aproveitar toda a automação que essa tecnologia oferece.

Com os coletores Compex, por exemplo, não importa o seu sistema ERP, pois conseguimos implementá-los para se adaptar ao seu software.

Como ser mais produtivo e melhorar a comunicação interdepartamental?

Uma das principais barreiras que todas as empresas enfrentam é a falta de comunicação eficiente entre departamentos diferentes. Isso é muito importante, pois com pouca comunicação, os processos se tornam ineficientes.

O ideal é que todos os departamentos planejem de forma sincronizada para garantir o atendimento das expectativas. 

Além disso, qualquer mudança que impacte esse planejamento deve ser comunicada para que a equipe adapte o processo conforme necessário.

Dessa forma, a melhor forma de melhorar essa comunicação é investindo em plataformas de comunicação com mensagens instantâneas, videoconferências e softwares de colaboração, como o Microsoft Teams ou o Google Workspace.

A escolha da ferramenta depende muito da cultura da empresa e de qual é mais simples para todos os departamentos.

Entretanto, um fator a ser levado em conta é a capacidade de integrar essas ferramentas com o ERP da sua empresa. Além disso, siga estas dicas:

• Estabeleça canais de comunicação claros, como as plataformas escolhidas, e defina horários específicos em que eles podem ser utilizados.
• Promova transparência e o compartilhamento de informações relevantes entre os departamentos.
• Incentive a cultura do feedback, como a avaliação 360, criando treinamentos e identificando momentos oportunos para oferecer e receber feedback.

Como priorizar recursos e tarefas?

A melhor forma de priorizar recursos e tarefas é através de uma metodologia. Uma muito conhecida e que recomendamos é a Matriz de Eisenhower, onde, a partir de uma lista de tarefas, dividimos cada uma delas em quatro quadrantes:

• Urgente e importante: Devem ser feitas agora, direcionando a maioria dos recursos para essa tarefa.
• Urgente, mas não importante: Delegar a tarefa ou automatizar com inteligência artificial, se possível.
• Não urgente, mas importante: Agendar outro momento para realizar a tarefa.
• Nem urgente, nem importante: Considere excluir essa tarefa ou integrá-la a outra tarefa semelhante.

O lado positivo dessa metodologia é justamente a sua versatilidade, que permite utilizá-la em conjunto com o método Kanban para organização, o Scrum com foco em tarefas curtas, e muitas outras abordagens.

Como ser mais produtivo e monitorar para uma melhora contínua?

Para garantir uma melhoria contínua com tudo o que falamos até agora, é necessário ter indicadores de desempenho. Esses indicadores são uma avaliação concreta de como a empresa esteve, está e como pode estar, com base nos dados coletados.

Por exemplo, imagine que, no final de cada entrega realizada pela empresa, a equipe gera um relatório. Dessa forma, podemos considerar que o relatório é o último processo realizado por um departamento e demonstra que o trabalho final foi concluído.

Se pensarmos no número de relatórios ao longo do tempo como um indicador, podemos entender o quanto os departamentos estão sendo produtivos ao longo do tempo. 

Afinal, se esse número diminuir de um mês para o outro, deve haver uma explicação para isso, não é verdade?

Como criar os indicadores para sua empresa?

O mais interessante é que cada informação garante uma melhoria contínua. Afinal, mesmo que seja através de uma diminuição ou aumento de produtividade, é possível criar um novo processo mais eficiente para continuar uma solução ou evitar um problema. 

Para isso, siga os passos abaixo e implemente os KPIs (Indicadores de Desempenho) para a sua empresa:

1. Defina os objetivos estratégicos da empresa, que podem ser financeiros, operacionais, de satisfação do cliente ou de crescimento. Entretanto, tenha em mente que quanto mais específicos, melhores serão os resultados.
2. Identifique as áreas críticas de desempenho que influenciam esses objetivos, como o setor financeiro, vendas, atendimento ao cliente, operações e recursos humanos.
3. Escolha as métricas mais relevantes como objetivos para cada uma dessas áreas. Por exemplo, se o objetivo for aumentar o ROI de campanhas de marketing em 10%, então o ROI será uma métrica importante.
4. Estabeleça metas realistas e alcançáveis, utilizando a metodologia SMART, com base nas informações anteriores da sua empresa, sempre comparando com as médias de meses ou semanas anteriores.
5. Determine a frequência de medição e monitoramento, com base em uma taxa de erro considerada aceitável, até que mudanças sejam necessárias, ou em um ciclo específico de tempo, como avaliações semanais, mensais ou trimestrais.
6. Comunique os KPIs para a equipe, envolva todos no processo e avalie e ajuste os KPIs regularmente para garantir que estejam alinhados aos objetivos atuais da empresa.

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